Durante lo svolgimento di un progetto di servizio civile è necessario registrare puntualmente giorno per giorno gli orari svolti dai giovani in servizio. Questo deve essere fatto come prassi da parte di ciascun giovane e controllato dall'OLP.

Il registro elettronico delle presenze è lo strumento utilizzato per comprovare la presenza in servizio e documentare le assenze (malattie/infortuni, maternità, permessi ecc.).

L'OLP certifica la veridicità di quanto indicato dal giovane attraverso un’apposita dichiarazione fornita nel proprio report mensile.

La conferma delle presenze mensile
All’inizio di ogni mese l’organizzazione deve dare all'Ufficio la conferma generale delle presenze, che avviene attraverso il sistema HeliosPAT per i progetti del servizio civile universale provinciale ed il sistema Helios per i progetti del servizio civile nazionale/universale. In entrambi i casi, si tratta di un passaggio essenziale per consentire la corresponsione del compenso ai giovani.

Comunicazioni importanti relative alla presenza dei giovani
Il/La giovane che decide di ritirarsi dal progetto deve seguire queste indicazioni.
L’organizzazione deve trasmettere via PEC (o interoperabilità PiTre se presente) all’Ufficio Servizio civile il modulo presentato dal/dalla giovane entro tre giorni.